Hebergement

GUARANT International (désigné ci-après  également comme Secrétariat de la réunion) a été nommé agent officiel de l’hébergement hôtelier dans le cadre de la 85ème Réunion annuelle de la Commission internationale des grands barrages (CIGB 2017) et assurera à ce titre toutes les mesures nécessaires. 

GUARANT International vous déconseille fermement de travailler avec des vendeurs / sociétés non autorisées qui peuvent vous proposer des réservations d’hôtels par téléphone / par e-mail à des « tarifs Réunion annuelle réduits » tout en essayant d’obtenir vos données personnelles y compris les détails de votre carte de crédit.

Une liste d’hôtels de différentes catégories à des prix réduits est disponible ICI

Comment faire une réservation d’hôtel 

Pour faire la réservation d’hôtel, il faut remplir le Formulaire d’hébergement en ligne

A noter que le Formulaire d’hébergement en ligne n’est accessible qu’avec un mot de passe. Veuillez remplir le formulaire des données personnelles et vous recevrez un mot de passe. Ce dernier est applicable pour tous les formulaires en ligne.

Les réservations sont effectuées en régime “premier arrivé, premier servi”. En raison de la forte demande et tenant compte de fait que le nombre de chambre peut être limité dans de nombreux hôtels, nous vous prions de réserver votre séjour le plus rapidement possible. 

Tous les tarifs proposés sont exprimés par chambre et par nuitée, le petit déjeuner et la TVA de 15% inclus. En cas de changement de taux de la TVA applicable avant le début de la Réunion, le Secrétariat de la Réunion se garde le droit de modifier automatiquement les tarifs de la chambre de votre hôtel, tout en vous informant par écrit d’un tel changement de tarif.

Les extras doivent être réglés directement à la réception de l’hôtel avant votre départ.  

Confirmation de la réservation 

Tarifs standards 

Prépaiement de 100% du prix exigé pour garantir la réservation. Une fois le paiement reçu, l’hôtel confirme la réservation par e-mail. 

La réservation n’est garantie qu’après le paiement de la totalité du séjour. Une fois la totalité du paiement reçue, l’hôtel confirme la réservation par écrit par e-mail. 

L’hébergement à l’hôtel doit être payé avant le 3 juillet 2017. 

Tarifs non remboursables 

Les réservations non remboursables doivent être garanties par le paiement immédiat de la totalité du séjour. La réservation est confirmée par e-mail dès réception du paiement de la totalité du séjour. 

Annulations, modifications et remboursement 

Prière d’informer GUARANT International de toute modification ou annulation par écrit – par e-mail: icold2017@guarant.cz ou par télécopie : +420 284 001 448. Des modifications effectuées par téléphones ne seront pas acceptées. 

La date d’annulation de votre réservation correspond à la date de réception de votre annulation écrite par la Secrétariat de la Réunion. 

En cas de changements ou d’annulation, prière de ne pas contacter directement l’hôtel. Le remboursement afférent sera effectué après la tenue de la réunion. 

Conditions d’annulation   

Les conditions d’annulation applicables en cas d’annulation de réservation d’hôtel: 

Tarifs standards 

Annulation jusqu’au 03 juin 2017 inclus remboursement intégral (moins frais de gestion de 30 €)
Annulation après le 3 juin 2017:  frais d’annulation au montant d’une nuitée
No show: frais d’annulation au montant d’une nuitée                                    

Veuillez noter que si vous raccourcissez votre  réservation d’hôtel après le check-in, vous aurez à payer 100% du prix de toutes les nuitées annulées.   

En cas de no show, la chambre reste disponible jusqu’à 12 heures du lendemain du jour de l’arrivée. Au-delà de ce délai, la chambre est libérée. 

Tout changement de la date d’arrivée doit être signalé au Secrétariat de la Réunion au moins 2 jours avant votre arrivée. A défaut, vous aurez à couvrir les frais d’annulation à hauteur de prix d’une nuitée. Aux réservations aux tarifs non remboursables  s’appliquent des politiques d’annulation différentes.  

Tarifs non remboursables 

Tout raccourcissement de séjour ou annulation: Frais d’annulation à hauteur de 100%
No show: Frais d’annulation à hauteur de 100%

Aucun changement n’est possible en cas de réservations non remboursables (y compris changement de nom), frais d’annulation de 100% du prix de séjour. 

Le Secrétariat de la réunion traitera toutes les demandes de réservation jusqu’au 29 juin 2017 ou sur place à l’enregistrement. 

Veuillez noter que nous nous réservons le droit d’exiger les frais de gestion de 30 € pour toute demande de remboursement.

Moyens de paiement 

Les frais d’hébergement doivent être payés en € par une des méthodes suivantes: 

1. Carte de crédit

Les paiements par carte de crédit seront effectués via le Système de paiement en ligne. Vous pouvez accéder au système en utilisant le mot de passe que vous avez reçu au moment de l’enregistrement. Le système permet l’utilisation des cartes bancaires suivantes: MasterCard/Eurocard, Visa et Diners Club. 

2. Virement bancaire 

On enverra au participant les coordonnées bancaires avec un symbole variable sous forme de 10 chiffres dans un délai de trois jours ouvrables à compter de la présentation du formulaire d’enregistrement. Veuillez noter qu’il ne soit pas possible d’identifier les paiements sans ce symbole variable et l’enregistrement ne pourra donc pas être confirmé. 

A noter également que les virements bancaires ne sont acceptés que jusqu’au 10 juin 2017. Au-delà de cette date, on n’acceptera que les paiements par carte de crédit via le Système de paiement en ligne

Tous les paiements par virement bancaire doivent être exempts de tous les frais bancaires. Le client doit prendre en charge tous les frais bancaires encourus par sa banque, le bénéficiaire prend en charge les frais éventuels encourus par sa banque.